DISPONIBILIDADES - UNIDAD II

UNIDAD II

DISPONIBILIDADES: Son aquellos activos que tienen poder cancelatorio legal ilimitados y otros con características similares de  liquidez, certeza y efectividad

PRINCIPALES CUENTAS: Caja, Valores A Depositar, Banco X Cuenta Corriente, Fondo Fijo, Moneda Extranjera.

En toda empresa el control del dinero se realiza mediante el arqueo de caja

 Arqueo de Caja:

Se llama "Arqueo de Caja" al recuento  de dinero, cheques y giros a nuestra orden, existentes en caja.

            Esta operación (que forma parte del Inventario General) permite diaria o periódicamente determinar si el saldo contable de la cuenta caja coincide con la realidad.

Es conveniente DEPURAR la caja, dejando en ella sólo el efectivo en moneda Argentina, ya que:

-          La moneda extranjera puede cambiar de valor, por lo que conviene registrarla por separado.

-          Los vales en conceptos de gastos y pagos adelantados, no representan de ninguna forma dinero. (son solo comprobantes de los pagos realizados).

-          Los cheques y cupones de tarjetas de crédito tienen una permanencia temporaria en caja, ya que no son dinero en efectivo.

Una vez depurada la cuenta caja, nos encontramos en condiciones de comparar su Saldo Contable con el Saldo Real resultante del Arqueo y realizar el ajuste correspondiente según el caso.

Cuando se desconocen los motivos de la diferencia se utilizan las cuentas:

FALTANTE DE CAJA (PÉRDIDA o Resultado Negativo R-)

SOBRANTE DE CAJA (GANANCIAS o Resultado positivo R+)

 FONDO FIJO

Para los gastos pequeños de la empresa, que se abonan en efectivo, se utiliza una “Caja Chica” o “Fondo Fijo”.

Fondo Fijo: Representa los fondos que la empresa destina a atender gastos de menor cuantía. Por Ej.: Artículos de limpieza, viáticos, gastos de papelería, etc.

Se debita: Al constituirse el fondo fijo y al reponerse el saldo del mismo.

Se acredita: Al registrar los pagos efectuados con el fondo fijo.

Saldo: Patrimonial del activo, saldo deudor.

Este fondo es manejado por algún empleado de confianza, quién realiza los pagos y conserva los comprobantes de éstos hasta el momento de rendir cuentas y pedir la reposición del fondo. Recién entonces se registran los gastos realizados.

Ejemplo:

1.      Se constituye un fondo fijo por $ 1.500, con cheque Banco Nación.-

2.      Se abonan con el mismo los siguientes gastos:

Viáticos $ 700

Luz y Teléfono $ 150.

Impresión de formularios de administración $ 280

3.      Mediante nuevo cheque se efectúa la respectiva reposición del fondo fijo.

4.      El gerente administrativo decide aumentar el fondo fijo en $ 200, para lo que se emite un cheque cargo banco nación.

FECHA	DETALLE	Fº	DEBE	HABER
1)	Fondo Fijo (+ A)    A Banco Nación C/C (-A)		1.500	1.500
2)	Viáticos (+ Ps.) Gastos de Local (+ Ps) Gastos de Papelería (+ Ps.)    A Fondo Fijo (- A)		700 150 280	1.130
3)	Fondo Fijo (+ A)    A Banco Nación C/C (-A)		1.130	1.130
4)	Fondo Fijo (+ A)    A Banco Nación C/C (-A)		200	200

ü  Conciliación Bancaria:

Se trata del control de los fondos depositados en una institución bancaria, éstos no pueden ser objeto de un recuento físico por cuestiones de seguridad.

Dicho control físico se reemplaza por el control de la documentación que envía el banco, en relación con la que posee el cliente.

Cada institución bancaria lleva su contabilidad y en ella cada cliente tiene su número de cuenta que lo identifica. Estas instituciones asumen la obligación de informar periódicamente a sus clientes del estado de su cuenta para obtener la confirmación o rectificación de su saldo. El documento que el banco envía al cliente es una copia de los movimientos realizados en la contabilidad del banco, generalmente al cabo de cada mes. Este documento se llama "Estado de Cuenta", "Resumen de Cuenta" o "Extracto de Cuenta".

Por supuesto que patrimonialmente los registros contables del banco tendrán el sentido opuesto que los del cliente: Los depósitos que para el cliente son un aumento de Activo, para el banco implican un aumento de Pasivo por los valores recibidos y que adeuda. Las extracciones de fondos representan para el cliente menor Activo en el banco, en cambio para éste serán una disminución de Pasivo ya que tendrá menores obligaciones de entregarle los fondos depositados.

Cliente

Cuenta: Banco Provincia Neuquén C/C (Activo)
Operaciones	Debe	Haber	Saldo
Depósitos Reembolsos	+ A	- A	Deudor

Banco

Cuenta Nº 1706580 – Empresa: XX  (Pasivo)
Operaciones	Debe	Haber	Saldo
Depósitos Reembolsos	- P	+ P	Acreedor

Si el cliente no efectúa ninguna observación al detalle de los movimientos que el banco le comunica, dentro de los plazos establecidos en el mismo estado de cuenta, se entienden por aceptados y corresponde al cliente demostrar lo contrario.

No obstante, si bien los movimientos en la registración del cliente y la del banco deben coincidir aunque con significado contrario, pueden surgir diferencias entre ambas informaciones. La tarea que cumple el cliente para conciliar o llegar a un acuerdo sobre las causas que originan esas diferencias se llama "Conciliación Bancaria".

Para llevar a cabo la conciliación se comparan los datos suministrados por el banco mediante el "Extracto de Cuenta" con los datos que el cliente tiene en el “Mayor de la cuenta banco”.

Las diferencias que surjan pueden ser de dos tipos:

Diferencias Temporales:

Son aquellas que se producen por diferir el momento en que registra una operación el cliente y el banco.

Ej.:

Un cheque que el cliente registra como emitido la fecha que lo entrega al beneficiario y el momento en que éste lo presenta en el banco para cobrarlo.

Un depósito de cheques de terceros que aparecerán acreditados cuando se cumpla el plazo establecido por la "Cámara Compensadora".

Para descartar esta posibilidad, los bancos envían al cliente al dorso del extracto el siguiente esquema para ajustar el saldo contable del cliente con el que informa la institución:

Saldo del banco (Según Extracto)      $

Más Depósitos de Cheques no acreditados  $

            Sub-Total

Menos Cheques emitidos y aún no debitados o pagados    $

Saldo de la cuenta corriente en libros del cliente    $         

Si consideradas estas diferencias los saldos aún no coinciden, se trata de:

Diferencias por errores u omisiones:

Si el error u omisión fue cometido por el cliente, tendrá que hacer el asiento de ajuste correspondiente. En cambio si lo cometió el banco será necesario hacer el reclamo para que se haga la rectificación, para lo cual se cuenta con los comprobantes de los hechos ocurridos.

En síntesis la conciliación bancaria consiste en la comparación del resumen bancario y el mayor de banco. Comienza con la búsqueda de diferencias entre ambos.

è PASOS PARA REALIZAR UNA CONCILIACIÓN BANCARIA:

1. Se compara el extracto bancario con el libro banco, teniendo presente que los débitos del extracto serán los créditos en el libro banco y viceversa. Esta tarea se hace partida por partida, haciendo una tilde en ambos registros cuando coinciden. (Punteo)
    
2. Identificar las partidas sin tilde, puesto que ellas son el origen de las diferencias. Luego se determina qué clase de diferencias son (temporales o por errores u omisiones)
    
3. Se realiza la conciliación propiamente dicha a los efectos de dejar constancia del trabajo realizado. Se debe tener presente que el objetivo es compensar las diferencias para llegar a saldos iguales.

Si ambos saldos coinciden (saldo del resumen bancario = Saldo mayor de la cuenta banco), la conciliación ha terminado. Si no coinciden aún existen diferencias, y corresponde revisar todo el procedimiento.

Esta minuta se archiva junto con los extractos como comprobante que justifica las diferencias.

4. Registro de las diferencias. Si se trata de diferencias que con el transcurso del tiempo se compensan (diferencias temporales), NO es necesario realizar ningún registro. Ejemplos de estas diferencias son: cheques pendientes, depósitos sin acreditar, etc. Si, en cambio, nos encontramos con diferencias que son permanentes, se debe realizar el asiento que corresponda. Ejemplos de estas diferencias son: notas de débito o crédito no contabilizadas, errores u omisiones de la empresa

Ejemplo de una conciliación bancaria:

NUESTRA CONTABILIDAD (ACTIVO)

MAYOR DE BANCO NACIÓN CUENTA CORRIENTE

FECHA	DETALLE	DEBE	HABER	SALDO
01/05/05	Saldo anterior			4.000
04/05/05	Depósito en Efectivo	1.000		5.000
20/05/05	Depósito 48 Horas	3.000		8.000
28/05/05	Cheque 002		2.500	5.500
28/05/05	Cheque 003		2.000	3.500
28/05/05	Cheque 004		1.000	2.500
31/05/05	Depósito 48 Horas	2.000		4.500

RESUMEN BANCARIO PROVENIENTE DE LAS REGISTRACIONES BANCARIAS (PASIVO)

FECHA	DETALLE	DEBE	HABER	SALDO
01/05/05	Saldo anterior			4.000
04/05/05	Depósito en Efectivo		1.000	5.000
22/05/05	Depósito 48 Horas		3.000	8.000
22/05/05	Cheque Rechazado	500		7.500
28/05/05	Cheque 003	2.000		5.500
30/05/05	Cheque 002	2.500		3.000
31/05/05	Comisión	50		2.950

Esta conciliación ha permitido comprobar que los depósitos y cheques se encuentran registrados aunque la anotación se haya hecho en fechas diferentes. También permite ver que el banco ha cobrado una comisión que no figura en nuestra contabilidad, que uno de los cheques depositados fue rechazado y que el depósito efectuado el último día del mes no figura en el resumen bancario.

La conciliación propiamente dicha se hace sumando o restando conceptos al saldo bancario para hacerlo coincidir con el saldo contable.

Minuta Conciliación Bancaria:

DIFERENCIAS TEMPORALES	SALDO BANCARIO	2.950	Conceptos no anotados por el banco.
	+ Depósitos no acreditados	2.000
	- Cheques no pagados por el Banco	1.000
SUBTOTAL		3.950
ERRORES Y OMISIONES	+ Comisiones bancarias	50	Conceptos no anotados por la empresa.
	+ Cheques Rechazados	500
	+ Impuestos	-----------
	+ Débito de servicios	-----------
SALDO CONTABLE		4.500

Posteriormente se registran en el libro diario las correcciones correspondientes a las diferencias por errores u omisiones:

FECHA	DETALLE	Fº	DEBE	HABER
	Valores Rechazados (+ Ps.) Comisiones Bancarias (+ Ps.)    A Banco Nación Cuenta Corriente (- A)		500 50	550

ü  Operaciones con moneda extranjera

Las operaciones con moneda extranjera (También llamadas divisas) se llaman en general operaciones de cambio.

En la actualidad, la divisa estadounidense (dólar), circula dentro de nuestro país. Se realizan toda clase de operaciones en dólares, incluyendo los depósitos bancarios.

La empresa que se maneja con las dos monedas debe diferenciarlas contablemente, creando las cuentas específicas.

Se llama cotización a la relación de valor existente entre una moneda extranjera y otra nacional, es decir, al precio en moneda local de una moneda extranjera.

La cotización de una moneda extranjera puede estar:

1.      A la par: o sea con un valor igual en moneda nacional. Por Ej.: U$S 100 = $ 100.

2.      Sobre la par: O sea con un valor mayor en moneda nacional. Por Ej.: U$S 1 = $ 5.

3.      Bajo la par: O sea con un valor inferior en moneda nacional. Por Ej.: U$S 100 = $ 97.

Generalmente el valor de la moneda extranjera depende de la demanda y de la oferta que haya por ella (Cambio Libre), siempre que no exista control oficial por parte del Estado en su cotización.

Para registrar contablemente este tipo de operaciones emplearemos las siguientes cuentas:

Moneda extranjera:

Representa las disponibilidades en moneda extranjera que posee la empresa.

Se debita: Al ingresar moneda extranjera en el activo.

Se acredita: Al entregar la moneda extranjera como pago o al venderla.

Saldo: Patrimonial de activo, Saldo Deudor.

Pérdida por diferencia de cambio:

Representa las pérdidas por diferencia de cotización cuando la empresa posee activos y pasivos en monedas extranjera.

La pérdida puede producirse:

-          Al valuar los activos y pasivos.

-          Al realizar los activos.

-          Al cancelar los pasivos.

Se debita:

-          Al valuar activos en moneda extranjera al cierre de ejercicio y dicha moneda haya disminuido su valor.

-          Al valuar pasivos en moneda extranjera al cierre de ejercicio y dicha moneda haya aumentado su valor.

-          Al vender activos en moneda extranjera a una cotización menor a la que está registrada en los libros.

-          Al cancelar deudas en moneda extranjera a una cotización mayor a la que está registrada en los libros.

Usualmente no se acredita.

Cuenta de Resultado Negativo, Saldo deudor.

Utilidad por diferencia de cambio:

Representa la ganancia por diferencia de cotización que se produce cuando la empresa realiza activos y cancela pasivos en moneda extranjera.

Se acredita:

-          Al vender activos en moneda extranjera a una cotización mayor a la que está registrada en los libros.

-          Al cancelar pasivos en moneda extranjera a una cotización menor que la que está registrada en los libros.

Usualmente no se debita.

Cuenta de Resultado Positivo, Saldo acreedor.

Ejemplo:

21/09 - La empresa HX adquiere 10 Pesetas a $ 100 C/U.

25/09 - Se vende el 50 % de las divisas a $ 105 C/U.

01/10 - Se vende el resto de la moneda extranjera a $ 90 C/U.

FECHA	DETALLE	Fº	DEBE	HABER
1) 21/09	Moneda Extranjera (+ A)    A Caja (- A)		1.000	1.000
2) 25/09	Caja (+ A)    A Moneda Extranjera (- A)    A Utilidad por diferencia de Cambio (+ Gs)		525	500 25
3) 01/10	Caja (+ A) Pérdida por diferencia de cambio (+ Ps)    A Moneda Extranjera (- A)		450 50	500